Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Toimialajohtaja Maija Hyle
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö
HDL DISO
Rekisterin nimi
Kansalais-, vapaaehtois- ja yhteisötoiminnan rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on kansalais- ja vapaaehtois-, ja yhteisötoiminnan hallinta ja järjestäminen sekä siitä tiedottaminen. Tietoja käsitellään vapaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden tavoittamiseksi ja toimintaan osallistumismahdollisuuksien kartoittamiseksi ennen sopimuksen tekemistä.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään toiminnan kehittämiseksi ja tilastoimiseksi. Olohuone ja Kanssakulkijat hankkeissa vapaaehtoisten tietoja käsitellään toimintaan osallistumiseksi.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Rekisteri sisältää myös toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat ilmoittautuneet kansalais-, vapaaehtois- ja yhteisötoimintaan:
- Kiinnostustiedot esimerkiksi toiminnan alueesta ja toiminnasta sekä osallistumisaktiivisuudesta
- Tietoja liittyen perusteluihin (motivaatio) toimintaan osallistumisesta sekä mahdolliset erityisosaamiset ja harrastukset
- Tieto rikosrekisteriotteen tarkastamisesta lain edellyttäessä esim. lasten kanssa toimivilta vapaaehtoisilta
- Tieto osallistujaksi hyväksymisestä
- Historiatieto HDL:n toimintaan osallistumisesta
- Täytetty toimintaan ilmoittautumislomake ja tieto henkilöllisyyden tarkastamisesta
- Muut toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot.
- Nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Syntymävuosi
- Sähköpostiosoite
Käsittelyperuste
- Suostumus
- Sopimus
- Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Helsingin Diakonissalaitos kerää henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat ilmoittautuneet kansalais- ja vapaaehtoistoimintaan.
Oikeutettu etu koskee vapaaehtoistoiminnan järjestämistä ja kehittämistä.
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Käyttöoikeuden omaava työntekijä ja esimerkiksi vikatilanteessa järjestelmän pääkäyttäjä ja
järjestelmäntoimittaja.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Toiminnasta kiinnostuneen kontaktointi ja toimintaan osallistuminen edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen antamatta jättäminen saattaa estää toimintaan osallistumisen.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Vapaaehtoisten henkilötietoja säilytetään toiminnan osallistumisen ajan sekä edelleen yksi (1) vuosi viimeisestä kontaktista tai kun vapaaehtoinen haluaa poistua rekisteristä omasta tahdostaan tai rahoittajan vaatiman vuosittaisen raportoinnin jälkeen.
Vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden henkilötiedot poistetaan, jos kartoittamisvaiheen jälkeen ei tehdä sopimusta vapaaehtoistoimintaan osallistumisesta.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (tietojen vastustamisoikeus). Rekisteröidyllä on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä edellyttää, että käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen.
Tämän lisäksi rekisteröidyllä on milloin vain oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia ja markkinatutkimuksia varten.
Vastustamisoikeuden käyttämisestä voi ilmoittaa työntekijälle tai tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Oikeus perua suostumus
Rekisteröity voi perua suostumuksen lähettämällä pyynnön sähköpostilla tietosuoja@hdl.fi
Rekisteröidyn muut oikeudet
- Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
- Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Kirjallisella rekisterinpitäjälle osoitetulla pyynnöllä. Lisätietoja saa www-sivuilta ja tietosuojavastaavalta.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.