Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Toimialajohtaja Maija Hyle
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Rekisterin nimi
Vamos nuoret ja työllisyys asiakasrekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr (Y-0116480-8) ja sen omistama Rinnekodit Oy (Y-2574952–8)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Palvelujen tavoitteena on tukea asiakkaan osallisuutta yhteiskuntaan sekä kohti kestävää kiinnittymistä koulutus- ja työelämäpoluille.
Rekisteriin sisältyvät Vamos nuorten toiminnot, maahanmuuttaja- ja romanitoiminnot ja työllisyystoiminnot.
Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden palveluiden suunnitteluun, järjestämiseen ja kehittämiseen sekä lisäksi asiakkaan yksilöllisen kokonaistilanteen arviointiin ja jatkopolulle ohjaamiseen. Rekisteriin sisältyvät myös palveluun jonottavat asiakkaat. Rekisteritietoja käytetään myös palvelun vaikutusten arviointiin ja tilastointitarkoituksiin, jolloin yksittäistä rekisteröityä ei voi tunnistaa.
Mikäli asiakassuhde perustuu kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon, on kunta palvelunjärjestäjänä kyseisen palvelun rekisterinpitäjä. Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö toimii tällöin palvelun tuottajana ja toteuttajana henkilötietojenkäsittelijänä.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- asiakkaan suostumus henkilötietojen käsittelystä palvelussa
- asiakkaan nimi, syntymäaika, sukupuoli
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- kotikunta, kansalaisuus (vaihtoehdot Suomi/muu), äidinkieli
- koulutustausta, asumistilanne, työmarkkinatilanne, toimeentulostatus
- lähettävä taho ja lähetysajankohta
- asiakkuuden kesto
- palvelu- tai muu suunnitelma, osallistumistiedot, tapahtumakirjaukset ja toimenpiteet
- päätetyt jatkotoimenpiteet ja seuranta (palvelun jälkeen 3 kk ja 6 kk:n kohdalla)
- palvelun arviointitiedot
- tietoja viranomais- ja verkostoyhteistyöstä
- lähiomaisen tai huoltajan yhteystiedot
Kunkin toimintayksikön tiedot säilytetään toiminta-ja rahoitusperustekohtaisesti eriteltyinä.
Etsivässä nuoristyössä kerätään sekä toimeksiantaja kunnan rekisterinpitäjänä edellyttämät nuorisolain 12 §:ssä tarkoitetut nuorten yksilöimiseksi ja etsivän nuorisotyön tehtävien hoitamiseksi tarvittavat tiedot. Lisäksi Vamos kerää elinolotiedot ja tulostähden hyvinvoinnin muutostiedot.
Arkivalmennuksessa yllä mainittujen lisäksi kirjataan toiminnan alussa ja lopussa tieto nuoren kokemasta asunnottomuuden uhasta (nuoren itsensä määrittelemä) ja lopussa tieto palvelun aikana tapahtuneista häädöistä tai vuokrasopimuksen irtisanomisista/puruista.
UNIT toiminnassa yllä mainittujen lisäksi kirjataan tarvittaessa henkilötunnus suostumus tai kielto asiakastietojen hankkimiseen-lomakkeeseen.
Käsittelyperuste
- Suostumus
- Lakisääteinen velvoite
- Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Oikeutettu etu on asiakassuhteen hoito ja toiminnan kehittäminen. Oikeutettua etua käytetään käsittelyperusteena vain ei lakisääteisen toiminnan osalta palvelun arvioimiseen ja kehittämiseen sekä tilastointiin.
Muuten käsittelyperusteena on suostumus tai lakisääteinen velvoite. Suostumus on käsittelyperuste silloin kun lakisääteisessä toiminnassa (etsivä nuorisotyö) kerättävien tietojen lisäksi kerätään sen yhteydessä muita Vamosissa käsiteltäviä tietoja.
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Käyttämiemme järjestelmien toimittajilla on pääsy tietoihin esim. mahdollisen virheen korjaamisen yhteydessä. Henkilötietojen käsittelijää sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Tietolähde
- Rekisteröidyltä itseltä
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Palveluun osallistuminen edellyttää yleensä henkilötietojen käsittelyä.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin ne ovat tarpeen kunkin toiminta- tai rahoitusperusteen toteuttamiseksi. Toimeksianto- tai muissa toteutussopimuksissa määritellään säilytysaika sopimuksittain ja hanketoiminnassa säilytysaika on hankkeen toteutusaika sisältäen hankekohtaisesti määritellyn loppuraportin laatimisajan. Jonossa palvelua odottavan tiedot poistetaan 3 kk:n kuluttua, mikäli palvelu ei ala.
Suostumukset säilytetään samalla tavalla.
Palvelunjärjestäjä huolehtii tietojen arkistoinnista ja ilmoittaa, mitä tietoja haluaa palvelun päätyttyä. Manuaaliset asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (tietojen vastustusoikeus). Rekisteröidyllä on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä edellyttää, että käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen.
Tämän lisäksi rekisteröidyllä on milloin vain oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia ja markkinatutkimuksia varten.
Oikeus perua suostumus
Rekisteröity voi perua antamansa suostumuksen kirjallisesti samalla lomakkeella, jolla on antanut suostumuksen tai esittämällä pyynnön suullisesti palveluntuottajalle, joka auttaa kirjallisen perumisen laatimisessa.
Rekisteröidyn muut oikeudet
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
- Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia ja markkinatutkimuksia varten.
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Kirjallisella, rekisterinpitäjälle osoitetulla pyynnöllä tai ilmaisemalla toiveensa oikeuksien käyttämisestä suullisesti palvelun tuottajalle. Tällöin rekisteröityä ohjataan kirjallisen pyynnön täyttämisessä. Lomake löytyy netistä www.diakonissalaitos.fi/tietosuoja.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.