Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Toimitusjohtaja Elina Juntunen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@hdl.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@hdl.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Rekisterin nimi
Tutkimus ja kehittämistoiminnan asiakirja-arkiston rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tutkimuksiin, tutkimuslupiin ja kehittämistoimintaan liittyvien asiakirjojen säilytykseen ja arkistointiin. Asiakirjat saadaan tutkimustyöhön liittyvien yhteydenottolomakkeiden liitetiedostoina.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Tutkimuksen osalta asiakirjat ovat tutkimussuunnitelma, haastattelukysymykset, kyselylomake, ohjaajan puoltolomake, suostumuslomake tutkittavalle ja tiedote tutkittavalle sekä luettelo tutkimuksista aiheittain sekä eettisen toimikunnan pöytäkirja ja lausunnot. Asiakirjat sisältävät seuraavia henkilötietoja: Tutkijan nimi ja yhteystiedot, oppilaitos, ohjaajan nimi ja yhteystiedot, tutkimuksen taso, tiivistelmä tutkimuksesta, tutkinto, johon tähdätään, kohdeyksikkö Diakonissalaitoksella, tutkijan oppiarvo ja ammatti sekä muut ”rekisterin tietosisältö” kohdassa mainituista henkilötiedoista. Kehittämistoiminnan osalta tarpeelliset asiakirjat ja henkilötiedot, esimerkiksi kehittämissuunnitelma, projektisuunnitelma.
Ammatti
Koulutus
Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Tutkinto
Käsittelyperuste
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Oikeutettu etu koskee henkilötietojen käsittelyä ja tutkimusasiakirjojen arkistointia organisaation osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi tutkimusprosessin alkuvaiheessa.
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Henkilötietoihin on pääsy käyttämiemme tietojärjestelmien toimittajilla, joiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus ja toimittajilla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Tutkimusluvan saamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä.
Henkilötietojen säilytysaika
Yhteydenottolomakkeella saadut henkilötiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua. Eettisen toimikunnan lausunto ja pöytäkirja säilytetään pysyvästi. Hakemukset liitetiedostoineen ml. tutkimusasiakirjat säilytetään 10 vuotta.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mutta tutkimuslupa-asioita emme voi käsitellä ilman henkilötietoja.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisen pyynnön. Lomake oikeuksien käyttöön löytyy hdl.fi/tietosuojasivulta. Rekisteröidyn tulee varautua osoittamaan henkilöllisyytensä ennen oikeuden toteuttamista.
Tietojen poisto-oikeus ei koske arkistoituja tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyviä asiakirjoja.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.