Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 7750 5980
Kiinteistöjohtaja Kim Jolkkonen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö:
Konsernipalvelut
Rekisterin nimi
Vuokralaisrekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr., Rinnekodit Oy, Kiinteistöosakeyhtiö Taavinkuja 6, Koy RK-Asunnot, Koy Mäenalus 15, Koy Vapaalankoti
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vuokraustoiminnan, vuokralaissuhteiden, vuokrareskontran ja perinnän hoitamiseen sekä hallintaan ja kehittämiseen.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Rekisteri sisältää:
Asunnon hakijasta ja vuokralaisesta kerätään nimet, henkilötunnus, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja osoitteet, siviilisääty sekä mahdolliset edunvalvontatiedot.
Jos kysymys on asunnosta, jossa voi asua muu henkilö kuin sosiaalihuollon palvelua saava vuokralainen, kerätään muista täysi-ikäisistä asukkaista heidän nimensä, syntymäaikansa ja yhteystietonsa. Arava- ja korkotukivuokra-asuntoja koskevan sääntelyn piirissä olevien asuntojen osalta myös lapsista kerätään nimi ja henkilötunnus.
Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa vuokrasuhteeseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyviä tietoja, kuten työskentelyyn, tuloihin, velkoihin ja varallisuuteen, luottotietoihin, nykyiseen asuntoon, asunnontarpeeseen ja siihen vaikuttaviin seikkoihin liittyviä tietoja.
Voimme tallentaa vuokrasopimus- tai muun sopimuskumppanimme tai muun vuokraustoiminnassa tarvittavan henkilön henkilötunnuksen tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n perusteella.
Emme lähtökohtaisesti käsittele erityisiä henkilötietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja, mutta mikäli asunnonhakija on oma-aloitteisesti ilmoittanut arkaluonteisia henkilötietoja asukasvalintaa varten tai saamme tietoja asiaa hoitavalta viranomaiselta, käsittelemme niitä noudattaen salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta. Rinnekodit Oy:n asiakkuuden kirjaaminen vuokralaisrekisteriin perustuu rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojelemiseen.
Rikoksiin liittyvillä henkilötiedoilla tarkoitetaan niitä rajattuja tilanteita, joissa tallennetaan tuomioistuimen tuomio, jolla vuokralainen on tuomittu rikoksesta, joka on kohdistunut vuokra-asuntoon tai kiinteistöön.
Ammatti
Edunvalvoja
Hakijan itse tuottamat tiedot
Henkilötunnus
Kotikunta
Luottotiedot
Lähiomainen
Lähiomaisen yhteystiedot
Mukana muuttavat henkilöt
Nimi
Nykyinen asunto
Osoite
Pankkitilinumero
Puhelinnumero
Sijoittavan kunnan tiedot
Sopimusnumero
Sosiaalihuollon asiakkuus
Sähköpostiosoite
Toimeentulotiedot
Työpaikka
Velat ja varallisuus
Rikoksiin liittyvät henkilötiedot
Terveyttä koskevat tiedot
Sosiaalihuollon tarve tai saadut palvelut
Käsittelyperuste
Sopimus
Lakisääteinen velvoite
Elintärkeiden etujen suojaaminen
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Elintärkeiden etujen suojaaminen, jos rekisteröity on estynyt antamasta suostumustaan
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Henkilötietoihin on pääsy esimerkiksi järjestelmää koskevissa vikatilanteissa käyttämiemme järjestelmien toimittajilla, joiden kanssa on laadittu sopimus ja joilla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, edunvalvojalta tai kunnan sosiaalitoimesta asumispalvelujen järjestämiseksi. Tietoja voidaan päivittää mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä. Luottotietoja voidaan kerätä ja päivittää luottotietorekistereistä.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Vuokra-asunnon saaminen ja vuokrasuhteen hoitaminen edellyttävät, että rekisteröity antaa tarvittavat tiedot vuokralaisrekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen säilytysaika
Sähköisiä asuntohakemuksia säilytetään kolme vuotta. Vuokralaistietoja säilytetään 10 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä lukien.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Rekisteröidyn muut oikeudet
Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Kirjallisella pyynnöllä, jonka esittää rekisterinpitäjälle. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen koskee vain niitä tietoja, joiden käsittely perustuu sopimukseen.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.