Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 7750 5980
Toimitusjohtaja Elina Juntunen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö:
Konsernipalvelut
Rekisterin nimi
Helsingin Diakonissalaitoksen ja Rinnekodit Oy:n sopimusten ja lupa- ja rekisteröintipäätösten hallinnan rekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr (y-tunnus 0116480-8), Rinnekodit Oy (y-tunnus 2574952-8)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä ylläpidetään keskitetysti Helsingin Diakonissalaitoksen säätiön ja Rinnekodit Oy:n sopimuksia ja sopimuksenluonteisia rahoituspäätöksiä pois lukien työsopimukset ja muut henkilökohtaiset sopimukset. Rekisteriä käytetään konsernin sisäisesti sopimusten ylläpitoon, seuraamiseen ja hallinnointiin.
Rekisterissä ylläpidetään myös palvelutoiminnan viranomaislupia. Palvelutoiminta edellyttää lupaviranomaisen lupaa, rekisteröintiä tai ilmoitusta, joka on toimintayksikkökohtainen. Henkilötietojen käsittely liittyy lupien ajantasaisuuteen ja hallintaan.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Rekisterissä ylläpidetään tietoa eri sopimuksiin liittyvistä vastuu- ja muista henkilöistä ja heidän yhteystiedoistaan kultakin sopijaosapuolelta, mm. :
– Vastuuhenkilö
– Yhteyshenkilö
– Laskutushenkilö
– Allekirjoittajat
– Sopimuksen hallinnoija
– Sopimuksen hoitaja
– Sopimuksen syöttäjä
– Hälytysten vastaanottaja
– Järjestelmän tietojen päivittäjä
Luvissa on yksikön vastuuhenkilön nimi, koulutus ja tehtävä yksikössä, sekä viranomaisen edustajan nimi ja yhteystiedot.
Asiakaskohtaisia myyntisopimuksia ja maksusitoumuksia hallinnoidaan sopimushallintajärjestelmän erillisellä tilillä, jonne käyttöoikeus vain sopimuksia käsittelevillä henkilöillä. Asiakaskohtaisissa myyntisopimuksissa ja maksusitoumuksissa on palvelua saavan asiakkaan nimi tai muu tunnistetieto.
Sosiaalihuollon tarve tai saadut palvelut
Käsittelyperuste
Lakisääteinen velvoite
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Oikeutetulla edulla viittaamme sopimuksiin, joihin ei liity lakisääteistä säilytysvelvoitetta. Oikeutettu etu on yhteistyösuhde, käsitellään tilaajan henkilökunnan tietoja siinä laajuudessa, kun sopimuksen käsittely ja toteutus vaatii. Lisäksi käsitellään alihankkijoiden henkilökunnan tietoja siinä laajuudessa kuin on tarpeen.
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Työterveyteen tai muuhun terveys- ja sosiaalihuoltoon liittyvä käsittely
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Henkilötietoihin on tarvittaessa pääsy sopimusjärjestelmän toimittajalla.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
Rekisteritietoja tallennetaan sekä päivitetään Helsingin Diakonissalaitoksen sopimuksiin perustuen, sopimuskumppanilta tai sen yhteyshenkilöltä saaduilla tiedoilla. Luvissa tiedot antaa työnantaja. Henkilöstön tiedot tallentaa rekisteriin rekisteritietojen ylläpitäjä.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Henkilötiedot tarvitaan sopimuksen voimaan saattamiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Sopimusten säilytysaika on 10 vuotta sopimuksen päättymisestä. Toimilupien ja ilmoitusten osalta säilytysaika on voimassaoloaika ja kuusi vuotta ilmoituksen ja luvanvaraisen toiminnan päättymisen jälkeen.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Henkilötietojen vastustamisoikeus ei koske lakisääteisellä oikeudella käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Kirjallisella, rekisterinpitäjälle osoitetulla pyynnöllä. Lomake löytyy HDL.fi sivustolta ja tarkemmat ohjeet löytyvät lomakkeesta.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.