Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Henkilöstöjohtaja Mari Rautiainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Rekisterin nimi
HR-rekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (y-tunnus 0116480-8) ja Rinnekodit Oy (y-tunnus 2574952-8)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käyttötarkoitus on palkka-, henkilöstö- ja työsuhdeasioiden hoito, työajanhallinta, lomien ja poissaolojen ilmoittaminen, suunnittelu, laskenta ja seuranta sekä koulutusten ja osaamisen hallinta, henkilöstösuunnittelu ja -kehittäminen sekä työntekijän työkyvyn varmistaminen, työtapaturmien hallinta ja työstä johtuvien biologisten altistumisten seuranta.
Tartuntalain edellyttämät tiedot.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Rekisteröityjen ryhmät HR-rekisterissä ovat:
- työsuhteessa olevat työntekijät
- tilapäistyötä tekevät henkilöt
- passiiviset työsuhteet
- palkkionsaajat
- toimeksiantosopimuksella toimivat perhehoitajat
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietotyyppejä kaikista rekisteröidyistä.
Työntekijän ja työsuhteen perustiedot, mm.:
- nimi
- postiosoite
- puhelin
- syntymäaika
- henkilötunnus
- henkilönumero (HDL sisäinen työntekijänumero, ei hetu)
- palkkatiedot
- työsuhdetiedot
- tutkinto- ja koulutustiedot
- käydyt kurssit
- työkokemustiedot
- erityistilanteiden dokumentointi (mm. varoitukset)
- osaamiset (esim. lääkeluvat, perehdytyslomakkeet)
- poissaolo ja lomatiedot
- työlupa schengen alueen ulkopuolelta tulevilta työntekijöiltä
- IP-osoite
Palkan ja muiden etuuksien laskennassa lisäksi käsiteltävät tiedot:
- verotustiedot
- pankkitili
- ay-jäsenmaksut
- ulosottotiedot
Koulutusten ja osaamisen hallinnassa lisäksi käsiteltävät tiedot:
- ilmoittautumistiedot, suoritetut kurssit yms. kurssitiedot
- loki toiminnasta sähköisellä kurssialustalla
Työkykyä, terveyttä ja työturvallisuutta koskevat tiedot
- Varhaisen välittämisen muistiot keskusteluista työpaikalla
- Työterveyden ja työnantajan kanssa käytyjen työkykyneuvotteluiden muistiot
- Päihdeohjelma ja hoitoonohjaussopimus
- Työstä johtuvia biologisia altistumisia koskevat tiedot ja kuvaus
- Tartuntatautilain edellyttämät tiedot
- Tiedot tapaturmista
- Työntekijän paikannustiedot hätätilanteessa
Ammattiliiton jäsenyys
Terveyttä koskevat tiedot
Käsittelyperuste
Sopimus
Lakisääteinen velvoite
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Oikeutettu etu on peruste työsuhteen päättymisen jälkeen tapahtuvalle lähtöpalautteen pyytämiselle ja käsittelylle.
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Työoikeuteen ja sosiaaliturvaan liittyvät oikeudet ja velvollisuudet
Työterveyteen tai muuhun terveys- ja sosiaalihuoltoon liittyvä käsittely
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Työntekijän perustiedot toimitetaan työterveyshuoltoon.
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat järjestelmien toimittajat, joilla on pääsy henkilötietoihin esim. teknisen vian selvittämiseksi. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
Lakisääteisiä tietoja saadaan viranomaisilta esim. veroprosentti.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä työsuhteen hoitamiseksi ja palkanmaksun toteuttamiseksi. Osa tiedoista on vapaaehtoisia.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista tai lakisääteinen säilytysaika vaatii. Säilytysajat vaihtelevat esim. työtodistusta varten tarvittavat asiakirjat säilytetään sen vuoden loppuun, kun työsuhteen päättymisestä on kulunut 10 vuotta.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Oikeutettu etu on peruste työsuhteen päättymisen jälkeen tapahtuvalle lähtöpalautteen pyytämiselle ja käsittelylle. Henkilö voi vastustaa tätä käsittelyä lähettämällä pyynnön osoitteeseen hr@rinnekodit.fi
Rekisteröidyn muut oikeudet
Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröidyn oikeuksien käytöstä tulee lähettää pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle tai esittää pyyntö
henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Lomake löytyy www.diakonissalaitos.fi/tietosuoja sivustolta. Lomakkeessa on ohjeistus pyynnön lähettämisestä. Rekisteröidyn oikeuksia henkilökohtaisesti käytettäessä rekisterinpitäjän luona on rekisteröidyn esitettävä henkilöllisyystodistuksensa.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.