Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Strategia- ja teknologiajohtaja Antti Lavi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö
Konsernipalvelut
Rekisterin nimi
Käyttäjänhallinnan seurannan rekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (y-tunnus 0116480-8) ja Rinnekodit Oy (y-tunnus 2574952-8). Yhteisrekisterin pitäminen perustuu toimintaan konsernina, jossa Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. toimii emoyhtiönä ja Rinnekodit Oy on sen kokonaan omistama yhtiö.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käyttäjän hallinnan seurannan rekisteritietojen tarkoituksena on hallinnoida tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja toteuttaa teknistä tietoturvaa.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Käyttäjän hallinnan seurannan rekisteriin tallennetaan käyttäjän ja hänen käyttöoikeuksiensa yksilöimiseksi tarvittavat tiedot:
- Nimi
- käyttäjätunnus
- salasana
- ammattirooli
- käyttöoikeuden voimassaoloaika
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- yksityiskohtaiset, rooliin perustuvat tietojärjestelmäkohtaiset käyttöoikeudet voidaan ylläpitää kussakin
tietojärjestelmässä. - eri järjestelmät keräävät tietoja käyttäjästä, jotta palvelu toimii, tällaisia tietoja voivat olla esim. evästeet.
Huom. Kulunvalvonnan ja iloq digitaalisen lukitusjärjestelmän ja Lokitime avaintenhallinnan rekisterien tietosuojaselosteet ovat erikseen.
Käsittelyperuste
- Suostumus
- Lakisääteinen velvoite
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Tietojärjestelmien toimittajilla on pääsy tietoihin teknisten ongelmien selvittämiseksi.
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Tietojärjestelmien toimittajilla on pääsy tietoihin teknisten ongelmien selvittämiseksi.
Tietolähde
- Rekisteröidyltä itseltä
- Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteestä
Tiedot tulevat HR-rekisteristä ja henkilöltä itseltään. Käytettävät järjestelmät keräävät tietoa käyttäjän toiminnasta.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Henkilötietojen käsittely on edellytys käyttäjätunnusten saamiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö tarvitsee käyttöoikeuksia työtehtäviensä hoitamiseen. Poistuneiden henkilöiden käyttöoikeus päätetään, mutta henkilötiedot säilyvät rekisterissä, kunnes tili poistuu.
Toimeksiannon tai työsuhteen päättyessä, käyttäjätili siirretään arkistoon ja sieltä se poistetaan lopullisesti 31 päivän kuluttua, automatisoitua elinkaaren hallintaa hyödyntäen.
Mikäli aktiivinen käyttäjätili on 3kk käyttämättä, se siirretään arkistoon ja sieltä se poistetaan lopullisesti 31 päivän kuluttua, automatisoitua elinkaaren hallintaa hyödyntäen.
EXT-käyttäjätilin ollessa kyseessä, elinkaaren hallinta poistaa tunnuksen välittömästi toimeksiannon ja sen voimassaolon päätyttyä.
Poiston jälkeen tunnus ei ole enää palautettavissa
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Kyllä
Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle
Tiettyjen järjestelmien käyttöön voi liittyä käyttäjätietojen käsittelyä ETA-alueen ulkopuolella.
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Oikeus perua suostumus
Jos järjestelmä kysyy suostumuksia, on myös suostumusten peruuttaminen tehtävä järjestelmässä
Rekisteröidyn muut oikeudet
- Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
- Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tai tietosuojavastaavan.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.