Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Strategia- ja teknologiajohtaja Antti Lavi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö:
Konsernipalvelut
Rekisterin nimi
Käyttäjänhallinnan seurannan rekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (y-tunnus 0116480-8), Rinnekodit Oy (y-tunnus 2574952-8) ja Rinnekodit Lehtisaaren Nuorisokoti Oy (y-tunnus 3605165-1). Yhteisrekisterin pitäminen perustuu toimintaan konsernina, jossa Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. toimii emoyhtiönä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käyttäjän hallinnan seurannan rekisteritietojen tarkoituksena on hallinnoida tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja toteuttaa teknistä tietoturvaa.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Käyttäjän hallinnan seurannan rekisteriin tallennetaan käyttäjän ja hänen käyttöoikeuksiensa yksilöimiseksi tarvittavat tiedot:
- Nimi
- Käyttäjätunnus
- Salasana
- Ammattirooli
- Käyttöoikeuden voimassaoloaika
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Yksityiskohtaiset, rooliin perustuvat tietojärjestelmäkohtaiset käyttöoikeudet voidaan ylläpitää kussakin tietojärjestelmässä.
- Eri järjestelmät keräävät tietoja käyttäjästä, jotta palvelu toimii, tällaisia tietoja voivat olla esim. evästeet.
Huom. Kulunvalvonnan ja iloq digitaalisen lukitusjärjestelmän ja Lokitime avaintenhallinnan rekisterien tietosuojaselosteet ovat erikseen.
Käsittelyperuste
Suostumus
Lakisääteinen velvoite
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Tietojärjestelmien toimittajilla on pääsy tietoihin teknisten ongelmien selvittämiseksi.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
Tiedot tulevat HR-rekisteristä ja henkilöltä itseltään. Käytettävät järjestelmät keräävät tietoa käyttäjän toiminnasta.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Henkilötietojen käsittely on edellytys käyttäjätunnusten saamiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö tarvitsee käyttöoikeuksia työtehtäviensä hoitamiseen. Poistuneiden henkilöiden käyttöoikeus päätetään, mutta henkilötiedot säilyvät rekisterissä, kunnes tili poistuu.
Toimeksiannon tai työsuhteen päättyessä, käyttäjätili siirretään arkistoon ja sieltä se poistetaan lopullisesti 31 päivän kuluttua, automatisoitua elinkaaren hallintaa hyödyntäen.
Mikäli aktiivinen käyttäjätili on 3kk käyttämättä, se siirretään arkistoon ja sieltä se poistetaan lopullisesti 31 päivän kuluttua, automatisoitua elinkaaren hallintaa hyödyntäen.
EXT-käyttäjätilin ollessa kyseessä, elinkaaren hallinta poistaa tunnuksen välittömästi toimeksiannon ja sen voimassaolon päätyttyä.
Poiston jälkeen tunnus ei ole enää palautettavissa.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Oikeus perua suostumus
Jos järjestelmä kysyy suostumuksia, on myös suostumusten peruuttaminen tehtävä järjestelmässä.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tai tietosuojavastaavan.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.