Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Säätiön toimitusjohtaja Elina Juntunen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Rekisterin nimi
Lähipiirirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Säätiölaki edellyttää lähipiiritoimien seurantaa ja lähipiiritapahtumien raportointia toimintakertomuksessa. Rekisteri pitää sisällään tiedot säätiön lähipiiriin kuuluvista henkilöistä ja yhteisöistä.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Säätiön lähipiiriin kuuluvien henkilöiden ja tahojen lähipiiriraportoinnin kannalta relevantit tiedot: nimi ja suhde säätiöön, yhteisöt, joissa henkilöllä on tai on ollut määräävä vaikutusvalta sekä näiden yhteisöjen Ytunnukset.
Säätiön lähipiiriin kuuluvien henkilöiden perheenjäsenten nimet ja yhteisöt, joissa heillä on tai on ollut määräävä vaikutusvalta sekä näiden yhteisöjen Y-tunnukset.
Perheenjäsenillä tarkoitetaan puolisoa, avopuolisoa, omia tai avopuolison lapsia ja lasten puolisoita tai avopuolisoita ja jälkeläisiä sekä omia ja puolison tai avopuolison vanhempia, isovanhempia ja heidän vanhempiaan.
Säätiön lähipiiriin kuuluvien henkilöiden muiden lähisukulaisten nimet ja yhteisöt, joissa heillä on tai on ollut määräävä vaikutusvalta sekä näiden yhteisöjen Y-tunnukset.
Muilla lähisukulaisilla tarkoitetaan sisaruksia, puolisisaruksia ja heidän puolisoitaan tai avopuolisoitaan sekä tässä mainittujen henkilöiden lapsia, lasten jälkeläisiä, vanhempia ja isovanhempia.
Edellä mainittujen tietojen ohella rekisterissä säilytettään tietoja yllä mainittujen henkilöiden ja säätiön välisistä toimista (lähipiiritoimet).
Käsittelyperuste
Lakisääteinen velvoite
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Johto ja lakiasiat. Toimintakertomus julkaistaan vuosittain ja lähetetään Patentti ja rekisterihallitukselle. Tiedot voidaan toimittaa myös tilintarkastajalle tilintarkastuksen toteuttamisen yhteydessä (tilintarkastaja voi osana hallinnon tarkastusta pyytää nähtäväkseen sekä rekisterin että ohjeet).
Tietolähde
- Rekisteröidyltä itseltä
- Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
Lähipiiriä koskevat tiedot kerätään vuosittain lähipiiriin kuuluvilta henkilöiltä sähköisellä kyselylomakkeella. Lähipiiriin vuoden aikana lisättävältä henkilöltä vastaavat tiedot kerätään toimessa aloitettaessa. Säätiön lähipiiriin kuuluvien henkilöiden perheenjäsenten ja lähisukulaisten tiedot pyydetään säätiön lähipiiriin kuuluvien henkilöiden kautta.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Lähipiiritoimien seuranta ja ilmoittaminen on säätiön lakisääteinen velvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta sen tilikauden päättymisen jälkeen, jonka aikana henkilö on kuulunut lähipiiriin
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Rekisteröidyn muut oikeudet
- Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
- Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.