Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö
Rinnekodit Oy
Rekisterin nimi
Rinnekodit Oy asiakkuussuunnittelun rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on selvittää, löytyykö Rinnekodit Oy:stä (2574952-8) henkilöasiakkaalle sopivaa palvelua. Asiakkuussuunnittelussa kartoitetaan hakemusten perusteella asiakkaan palvelutarvetta ja tarjotaan tähän sopivia ratkaisuja. Henkilötietoja kerätään palvelun tarjoamiseksi asiakkaalle.
Palvelupyyntölomakkeen voi lähettää asiakas itse, omainen tai Hyvinvointialueen työntekijä. Hyvinvointialueen tehdessä palvelupyynnön henkilötietojen käsittely perustuu tilaaja-asiakkaan eli palvelunjärjestäjän ilmoitukseen henkilön lakisääteisten palvelujen tarpeesta.
Ostopalveluna tuotettavien palveluiden osalta rekisterinpitäjä on järjestämisvastuussa oleva Hyvinvointialue, ja palvelusetelillä järjestettävissä palveluissa palvelusetelin myöntänyt Hyvinvointialue.
Yksityisasiakkaiden osalta rekisterinpitäjänä toimii Rinnekodit Oy.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Palvelupyyntölomakkeella kerätään asiakkaan palveluiden suunnittelun kannalta tarpeelliset tiedot; haettava palvelu, kuvaus asiakkaan tilanteesta, arvio tuen ja palvelun tarpeesta sekä Hyvinvointialueen yhteyshenkilön tiedot; nimi, puhelin, sähköposti. Lisäksi asiakkaasta kerätään seuraavat henkilötiedot:
Henkilötunnus
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Kotikunta/Hyvinvointialue
Edunvalvoja
Hakijan itse tuottamat tiedot
Yhteyshenkilö
Laillinen edustaja
Lähiomainen
Palvelutarve
Terveyttä koskevat tiedot
Sosiaalihuollon tarve tai saadut palvelut
Käsittelyperuste
Suostumus
Lakisääteinen velvoite
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Oikeutettua etua käsittelyperusteena käytetään asiakkuussuunnittelun tilastoimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Työterveyteen tai muuhun terveys- ja sosiaalihuoltoon liittyvä käsittely
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Henkilötietoihin on tekninen pääsy järjestelmän toimittajilla, joiden kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimus.
Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, joiden kanssa on tehty erillinen henkilötietojen käsittelysopimus ja joita sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Tällaisia ovat mm. palveluissa käytettävien tietojärjestelmien toimittajat.
Asiakkuuden syntyessä ja asiakkuussuunnitteluvaiheen päättyessä henkilötietojen käsittely siirtyy vuokralaisrekisteriin ja sosiaalihuollon asiakasrekisteriin.
Selosteessa kuvataan henkilötietojen vastaanottajat vastaanottajaryhmittäin. Rekisteröityjä informoidaan vastaanottajaryhmätasolla, koska samaa tarkoitusta varten valitut henkilötietojen käsittelijät voivat muuttua ja lisäksi tällä tavoin rajataan tietojen antamista esimerkiksi kilpailijoille ja suojataan säätiön tietojärjestelmien toimittajatietoja myös tietoturvanäkökulmasta. Tietoturvanäkökulma on tärkeä myös rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
Palvelunjärjestäjä eli Hyvinvointialue luovuttaa asiakkuussuunnittelulle henkilötiedot kirjallisesti Palvelupyyntölomakkeella ja tarvittaessa täydentää tietoja suullisesti puhelimella tai lähettämällä lisätietoja salatulla sähköpostilla tai turvapostilla.
Rekisterin tiedot voidaan saada myös rekisteröidyltä itseltään tai esimerkiksi omaiselta tai asianhoitajalta. Tietoja voidaan päivittää myös asiakkaan kanssa käydyn puhelinkeskustelun ja sähköpostiviestinnän perusteella.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Tiedot tarvitaan palvelutarpeen kartoittamiseksi ja oikean palvelun ja/tai asunnon löytämiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista kuitenkin enintään kaksi (2) vuotta. Palvelupyyntölomakkeita, jotka eivät johda palveluun, säilytetään 2- vuotta palvelupyynnön saapumisesta, jonka jälkeen ne poistetaan.
ARA-hakemusten säilytysaika
Ara-hakemusten terveydentilaselvitykseen liittyviä liitteitä käsitellään asiakkaan terveystietojen tarkastamisen ajan ja sen jälkeen liitteiden tiedoista toimitetaan vahvistus vuokranvälitysyritykselle, joka raportoi tiedot kuukausittain kaupungin ARA-päätöksiä/-kelpoisuuksia tarkastavalle henkilölle.
Saapuneet terveydentilaselvitys -lomakkeet säilytetään kahden lukon periaatteella 3 vuoden ajan.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä palvelun järjestämiseksi. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Oikeus perua suostumus
Rekisteröity voi perua suostumuksen samalla tavalla kuin on sen antanut, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tietosuoja@hdl.fi
Rekisteröidyn muut oikeudet
Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia ja markkinatutkimuksia varten.
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Ottamalla yhteyttä sosiaalipalveluiden rekisterinpitäjään (palvelua järjestävä hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki) tai Rinnekodin asiakasohjauksen rekisterin yhteyshenkilöön tai osoitteeseen asiakkuussuunnittelu@rinnekodit.fi Pyyntö tulee esittää kirjallisesti ja mielellään käyttämällä rekisterinpitäjän tähän tarkoitukseen osoittamaa lomaketta.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.