Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Liiketoimintajohtaja Annareetta Vaara
Sähköposti: etunimi.sukunimi@diakonissalaitos.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö
Rinnekodit Oy
Rekisterin nimi
Rinnekodit sosiaalipalvelujen asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteritietoja käsitellään sosiaalihuollon palvelujen suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin sekä laskutukseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää palvelun laadun varmistamiseen ja kehittämiseen sekä johtamista ja valvontaa varten. Asumispalveluissa käsitellään myös vuokraustoiminnan, vuokralaissuhteiden, vuokrareskontran ja perinnänhoitamisen sekä hallinnan ja kehittämisen kannalta tarpeellisia tietoja.
Ostopalveluna tuotettavien palveluiden osalta rekisterinpitäjä on järjestämisvastuussa oleva Hyvinvointialue, ja palvelusetelillä järjestettävissä palveluissa palvelusetelin myöntänyt Hyvinvointialue.
Yksityisasiakkaiden osalta rekisterinpitäjä on Rinnekodit Oy
Rinnekodit tarjoaa seuraavia hoiva- ja sosiaalipalveluja:
Ikääntyneiden palvelut:
- Kotihoito
- Omaishoidon vapaat
- Ympärivuorokautinen palveluasuminen
Mielenterveys- ja päihdepalvelut:
Asunto ensin palvelut
- Tuettu asuminen
- Yhteisöllinen asuminen
- Ympärivuorokautinen palveluasuminen
Mielenterveyspalvelut
- Ryhmätoiminta
Päihdepalvelut
- Opioidi korvaushoito
- Korvaushoidon arviointi
- Terveysneuvonta
Vammaispalvelut:
Asumispalvelut
- Ympärivuorokautinen palveluasuminen
- Yhteisöllinen asuminen
- Tuettu asuminen
Kotiin vietävät asumispalvelut
Lyhytaikainen asuminen
- Tilapäinen asuminen
Tutkimus- ja kuntoutuspalvelut
- Kotiin vietävä tutkimus- ja kuntoutuspalvelu
- Lyhytaikainen hoito laitoshoidossa
Työllisyyden ja osallisuuden palvelut
- Työhönvalmennus
- Työtoiminta
- Päivätoiminta
Perhehoidon tukipalvelut
Lasten ja nuorten palvelut:
- Lastensuojelun avo- ja sijaishuollon palvelut sekä jälkihuollon palvelut
- Palvelut vammaisille lapsille ja nuorille
- Tutkimus- ja kuntoutuspalvelut
- Jaksot laitoshoidossa
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Henkilötiedot, joita palvelun toteuttamiseksi käsitellään:
- Perustiedot kuten nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, yhteystiedot;
- Asiakkaan nimeämä lähiomainen, laillinen edustaja ja mahdolliset muut asiakkaan nimeämät
yhteyshenkilöt; huoltaja, muut perhesuhteet - Asiakkaan palveluiden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot, kuten
päivittäiset kirjaukset ja palvelu- tai muu suunnitelma - Hyvinvointialueen yhteyshenkilön tiedot;
- Koulutiedot (opettajan nimi ja yhteystiedot) lasten ja nuorten palveluissa
- Mahdolliset tietojen luovutusta tai hankintaa koskevat tiedot ja niiden perusteet;
- Palvelusopimus; Palvelun kesto, laskutustiedot ja -osoitteet.
- Tietoja viranomais- ja verkostoyhteistyöstä
- Viranhaltijapäätös tai sopimus hoidon järjestämisestä
- Tietojen luovutukseen liittyvät suostumukset
Asumispalveluissa käsitellään lisäksi seuraavia tietoja:
Asumista ja vuokranmaksua koskevat tiedot, kuten luottotiedot. Ara-kohteissa käsitellään lisäksi asunnonhakijoiden sekä mahdollisten kanssahakijoiden ja muiden asumaan tulevien Ara-järjestelmän valintaperusteiden vuoksi tarvittavia tietoja. Näitä ovat mm. työskentelyyn, varallisuuteen, nykyiseen asuntoon, asunnontarpeeseen ja siihen vaikuttaviin seikkoihin liittyviä tietoja. Terveyttä koskevat tiedot
Sosiaalihuollon tarve tai saadut palvelut
Käsittelyperuste
- Sopimus
- Lakisääteinen velvoite
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Työterveyteen tai muuhun terveys- ja sosiaalihuoltoon liittyvä käsittely
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Käytämme palveluissa erilaisia järjestelmiä, joiden toimittajilla on pääsy henkilötietoihin esimerkiksi teknisen ongelman sattuessa. Järjestelmien toimittajilla on salassapito-ja vaitiolovelvollisuus.
Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, joiden kanssa on tehty erillinen henkilötietojen käsittelysopimus ja joita sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Tällaisia ovat mm. asiakkuudenhallinnan- ja asiakastietojärjestelmän toimittaja, toimintakyvynarvioinnin- sovelluksen toimittaja ja hoitajakutsujärjestelmän toimittaja sekä laboratorio- ja apteekkipalveluiden tuottajat sekä henkilöstövuokrausyritykset.
Tietoja luovutetaan seuraaville:
- Palvelunjärjestäjälle sopimuksen mukaisesti;
- Laskutus- ja laskutuksen liitetiedot palvelun tilaajalle;
- Laboratoriopalvelujen tuottajalle;
- Asiakasmaksutiedot pankille;
- Lakisääteiset asiakaskohtaiset raportit viranomaisille, mm. THL, KELA;
- Valvontaviranomaisille
Palvelun järjestämisvastuulliselle hyvinvointialueelle luovutetaan asiakasrekisteritiedot asiakas- tai toimeksiantosuhteen päätyttyä. Rinnekodit Oy vaatii alihankkijoitansa noudattamaan samoja toimintatapoja, menetelmiä ja ehtoja kuin itse noudattaa rekisterinpitäjänä tai muun rekisterinpitäjän lukuun toimivana henkilötietojen käsittelijänä.
Tietolähde
- Rekisteröidyltä itseltä
- Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteestä
Tietoja antaa asiakas itse tai hänen huoltajansa tai omaisensa/läheisensä tai edunvalvojansa;
Palvelun järjestäjä tai ostopalvelun tilaaja;
Viranomaiset;
Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot.
Lisäksi tietoja voidaan saada valtion ja kunnan viranomaisilta, julkisoikeudellisilta yhteisöiltä, vakuutuslaitokselta, koulutuksen järjestäjältä, sosiaalipalvelujen tuottajalta, terveyden- ja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä. Tutkimus- ja hoitotiedot saadaan suoritettujen tutkimusten ja hoitojen tuloksena sekä muilta hoitavilta henkilöiltä tai toimintayksiköiltä asiakkaan suostumuksella tai muulla laillisella perusteella.
Vuokrasuhteen osalta tietolähteet ovat seuraavat: Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, edunvalvojalta tai hyvinvointialueen sosiaalitoimesta asumispalvelujen järjestämiseksi. Tietoja voidaan päivittää mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä. Luottotietoja voidaan kerätä ja päivittää luottotietorekistereistä.
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Palvelun toteuttaminen edellyttää riittävien tietojen antamista. Tietojen kirjaaminen sosiaalipalveluissa perustuu lakiin.
Henkilötietojen säilytysaika
Palvelun järjestäjä huolehtii tietojen arkistoinnista.
Lakisääteinen sosiaalihuollon asiakastietojen säilytys- ja arkistointiaika. Tarkat säilytysajat löytyvät sosiaali ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) säilytysaikoja koskevasta liitteestä ja kansallisarkiston arkistolain (831/1994, 8 §) mukaisista arkistointia koskevista päätöksistä. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (703/2023) liitteen mukaan asiakastietoja säilytetään seuraavasti:
- Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tai palvelutehtävä, jossa asiakasasiakirjat laaditaan:
- Asiakkuusasiakirja ja asiakkaan perustiedot 2 vuotta asiakkaan kuolemasta
- Lapsiperheiden palvelutehtävä 30 vuotta asian sulkemisesta
- Työikäisten palvelutehtävä 10 vuotta asian sulkemisesta
- Iäkkäiden palvelutehtävä 10 vuotta asian sulkemisesta
- Päihdehuollon palvelutehtävä 10 vuotta asian sulkemisesta
- Vammaispalvelujen palvelutehtävä 10 vuotta viimeisen asian sulkemisesta, kun vammaispalvelujen tarve on päättynyt
- Lastensuojelun palvelutehtävä 2 vuotta asiakkaan kuolemasta
- Perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä Lasta koskevissa asioissa 120 vuotta lapsen syntymästä, muissa asioissa 10 vuotta asian sulkemisesta
- Tositteet 3 vuotta
- Asiakasmaksupäätökset ja tuloselvitysasiakirjat 12 vuotta päätöksen voimassaolon päättymisestä
- Asiakaskohtainen palveluun liittyvä yhteydenpito tai kirjeenvaihto 3 vuotta viestin tai vastaavan päiväyksestä
- Kopiot muita tahoja varten laadituista lausunnoista ja -todistuksista 5 vuotta todistuksen tai lausunnon laatimisesta
- Sosiaalipalveluissa kuvattavat video- ja äänitallenteet Saa hävittää, kun käyttötarve on päättynyt ja tarvittavat kirjaukset on tehty asiakasasiakirjoihin
Luovutustenhallinnan asiakirjat:
- Luovutus- ja käyttölokitiedot sekä luovutusilmoitukset 12 vuotta lokitapahtumasta
- Luovutusluvat, suostumukset, kielto-asiakirjat Uusin versio 12 vuotta kuolemasta, edeltävät 12 vuotta uuden version laatimisen jälkeen
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Rekisteröidyn muut oikeudet
- Henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröity voi osoittaa halun käyttää oikeuttaan kirjallisella pyynnöllä tai suullisella ilmoituksella, jolloin rekisteröityä autetaan täyttämään kirjallinen tarkastuspyyntölomake. Suositellaan käytettäväksi rekisterinpitäjän eli palvelunjärjestäjän nettisivulta löytyvää lomaketta ja lähettämään sen ohjeiden mukaisesti rekisterinpitäjälle, joka on yleensä Hyvinvointialue. Lomake lähetetään rekisterinpitäjälle, joka ohjeistaa oikeuksien toteuttamisprosessin palveluntuottajalle.
Ilmoitamme jokaisesta oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta vastaanottajaryhmille, joille rekisteröidyn tietoja on luovutettu, mikäli se on kohtuullisin toimenpitein toteutettavissa.
Osoittamalla kirjallisen pyynnön rekisterinpitäjälle. Lomake löytyy rekisterinpitäjän www-sivuilta. Rekisteröityä autetaan tarvittaessa tietopyynnön täyttämisessä ja toimittamisessa rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeuksia voi käyttää osoittamalla kirjallisen pyynnön rekisterinpitäjälle tai rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle.
Pyynnön voi lähettää myös osoitteeseen tietosuoja@diakonissalaitos.fi.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen tietojen luovuttamista.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.